Excel Shortcut ที่ควรรู้

http://www.crnfe.ac.th/excel/tips/shortcut.html

รวมสูตรการปัดเศษ ของ Excel

รวมสูตรการปัดเศษ ของ Excel สูตรข้างล่างนี้ สามารถใช้ได้กับ Excel 2003-2010 สมมุติว่า ในเซลล์ A1 มีข้อมูล 123.456 เมื่อใช้สูตรข้างล่าง จะได้ผลดังนี้ สูตร ผลลัพธ์ ความหมาย =ROUND(A1,2) 123.46 ปัดเศษ ทศนิยมสองตำแหน่ง =ROUND(A1,-1) 120 ปัดเศษ เหลือจำนวนเต็มหลักสิบ =ROUND(A1,-2) 100 ปัดเศษ เหลือจำนวนเต็มหลักร้อย =ROUNDDOWN(A1,2) 123.45 ปัดเศษลง ให้มีจำนวนจุดทศนิยมตามที่กำหนด =ROUNDUP(A1,2) 123.46 ปัดเศษขึ้น ให้มีจำนวนจุดทศนิยมตามที่กำหนด =ODD(A1) 125 ปัดเป็นเลขคี่ =EVEN(A1) 124 ปัดเป็นเลขคู่ =CEILING(A1,0.5) 123.5 ปัดขึ้น เพื่อให้ตัวเลขที่กำหนดหารลงตัว เช่น ใช้ในกรณีที่ต้องกรหลีกเลี่ยงเศษที่ไม่มีหน่วยเงิน เช่น 45 สตางค์ ไม่มีเหรียญ ก็เลยปัดให้เป็น 50 สตางค์ คือ กำหนดให้เป็นทวีคูณของ 50 สตางค์ =FLOOR(A1,0.5) 123 ปัดลง เพื่อให้ตัวเลขที่กำหนดหารลงตัว เช่น หลีกเลี่ยง 45 สตางค์ ก็เลยปัดลงให้เป็น 00 สตางค์ คือให้ 50 สตางค์หารลงตัว หรือ พูดอีกอย่างว่า ให้เป็นทวีคูณของ 50 สตางค์ เป็นต้น =INT(A1) 123 เอาเฉพาะเลขจำนวนเต็ม =TRUNC(A1,2) 123.45 ตัดเอาจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่กำหนด ไม่มีการปัดเศษ =MOD(A1,2) 1.456 เศษที่เหลือจากการหาร ของตัวหารที่กำหนด ในตัวอย่างคือ นำ 2 ไปหาร 123 เหลือเศษ 1

หน้าจอของ MS Excel เบื่องต้น

หน้าจอของ MS Excel เมื่อเปิดโปรแกรม MS Excel ครั้งแรก จะมีกรอบหน้าต่าง สำหรับอำนวยความสะดวก เช่น ให้เปิดไฟล์ใหม่ หรือกำหนดค่าต่าง ๆ ทำให้หน้าจอของ Excel ถูกกินพื้นที่ไป ในขั้นแรกนี้ ให้ท่านคลิกที่ปุ่ม X เพื่อปิดหน้าต่างนี้ ดังรูป (ในวงรีสีแดง)

แต่ละส่วนของหน้าจอมีรายละเอียด ดังนี้ Title Bar

ส่วนนี้อยู่บนสุดของหน้าจอ จะบอกชื่อไฟล์ที่กำลังทำงาน ถ้ายังไม่ได้บันทึกไฟล์ Excel จะตั้งขื่อให้เป็น Book และตามด้วยตัวเลข เช่น Book1.xls, Book2.xls เป็นต้น แต่ถ้ามีการบันทึกไฟล์แล้ว Excel จะใช้ชื่อที่บันทึก Menu Bar

เมนูบาร์ อยู่ถัดลงมาจาก Title Bar เราใช้เมนูบาร์เพื่อบอกให้ Excel ทำงานตามที่เราต้องการ เช่น การบันทึกไฟล์ การจัดการเกี่ยวกับข้อความต่าง ๆ การจัดรูปแบบ Cell เป็นต้น ในแต่ละหัวข้อ เช่น File, Edit, View, ... เมื่อนำเมาส์ไปคลิกจะเกิดเมนูย่อย ซึ่งเราสามารถเลือกได้ โดยใช้เมาส์คลิก หรือ ใช้ปุ่มลูกศรขึ้นลง บนแป้นพิมพ์ เลื่อนแถบไปที่เมนูที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter เมนูที่มีเครื่องหมาย แสดงว่า มีเมนูย่อยต่อไปอีก เมนูที่มีลักษณะสีจาง ๆ แสดงว่า ในสภาพนี้ ยังไม่สามารถใช้เมนูนี้ได้ เราสามารถกำหนดให้ Excel แสดงเมนูแบบเต็มทุกเมนู หรือแสดงเฉพาะเมนูที่ใช้บ่อย ๆ ก็ได้ การตั้งให้แสดงเมนูทุกเมนู ทำดังนี้ ใช้เมาส์ชี้ที่ Tools คลิกเมาส์ 1 ครั้ง กดปุ่มลูกศรชี้ลง บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลื่อนแถบสว่าง มาที่ Customize กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์ ใช้เมาส์คลิกที่แถบ Options จะเห็น Always show full menus ให้คลิกในกล่องสี่เหลี่ยมที่อยู่หน้าข้อความนี้ คลิกปุ่ม ปิด ( ) เพื่อปิดเมนู Toolbars

Standard Toolbars(เครื่องมือมาตรฐาน)

Formatting Toolbars (เครื่องมือสำหรับจัดรูปแบบ) กลุ่มเครื่องมือเหล่านี้ เป็นเครื่องมือที่ใช้บ่อย ๆ เราสามารถจะให้แสดงที่หน้าจอหรือไม่แสดงก็ได้ นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนเครื่องมือแต่ละตัวได้ ถ้าหน้าจอของท่านไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ สามารถนำมาแสดงได้ ดังนี้ ไปที่ View แล้วคลิกเมาส์ปุ่มซ้าย 1 ครั้ง กดปุ่มลูกศรชี้ลง เพื่อเลื่อนแถบสว่าง จนกระทั่งถึง Toolbars กดปุ่มลูกศรขี้ไปทางขวา จะเห็น ทั้ง Standard Toolbars และ Formatting Toolbars คลิกให้เกิดลูกศร ที่หน้า Toolbars ทั้งสอง เพื่อให้แสดงที่หน้าจอ ถ้ามีลูกศรอยู่แล้ว แสดงว่า แถบเมนูทั้งสองแสดงอยู่แล้วที่หน้าจอ ถ้าไม่ต้องการแสดง ก็คลิกลูกศรออก สัญญลักษณ์บน Toolbars ที่ควรรู้จัก

เปิด ไฟล์ใหม่ หรือเปิด Workbook ใหม่

เปิดงานที่มีอยู่แล้ว โปรแกรมจะถามหาชื่อไฟล์ และที่อยู่

บันทึก หรือจัดเก็บไฟล์ ถ้าเป็นการบันทึกครั้งแรก โปรแกรมจะถามชื่อและที่อยู่ แต่ถ้าเคยบันทึกแล้ว โปรแกรมจะไม่ถามอะไรทั้งสิ้น แต่จะทำการบันทึกทันทีโดยใช้ชื่อเดิม

สำหรับสั่งพิมพ์ เมื่อกดปุ่มนี้ Excel จะพิมพ์ข้อความทันที ถ้าต้องการตั้งค่าต่าง ๆ ให้ใช้ File > Print เพื่อเปิดหน้าจอการพิมพ์

สำหรับคัดลอกข้อความใน Cell เมื่อคลิกปุ่มนี้ Cell ปัจจุบันที่ถูกเลือก จะมีเส้นประวิ่งรอบ ๆ Cell แสดงว่า Cell นี้กำลังถูกคัดลอก ถ้าต้องการเอาเส้นประออก ให้กดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิก

สำหรับ นำข้อความที่ถูกคัีดลอก หรือ copy นำมาแสดงใน Cell ใด Cell หนึ่ง เครื่องมือนี้ ทำงานร่วมกับ เครื่องมือคัดลอก () ถ้าไม่มีการคัดลอก เครื่องมือนี้ก็จะใช้ไม่ได้ สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้าง ๆ มีตัวเลือกให้เลือกว่าจะนำมาแสดงอย่างไร เช่น Formula นำมาแสดงเฉพาะสูตร Value นำมาแสดงเฉพาะค่้าตัวเลขหรือตัวอักษร ไม่เอารูปแบบ No Borders นำมาแสดงแบบไม่มีกรอบ ถ้าของเดิมมีกรอบ Past Spacial กำหนดเอง เช่น ไม่เอาสีพื้น ฯลฯ จะมีหน้าจอให้เลือก

สำหรับการรวมตัวเลขใน Cell ที่เลือก สามเหลี่ยมข้าง ๆ จะสามารถเลือกฟังก์ชั่นอย่างอื่น ๆ อีกได้ เช่น การหาค่าเฉลี่ย (Average) การนับจำนวน(Count) การหาค่าสูงสุด(Max) การหาค่าต่ำสุด(Min) และฟังก์ชั่นอื่น ๆ

สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากน้อยไปหามาก

สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากมาก ไปหาน้อย

สำหรับการสร้างกราฟแบบต่าง ๆ เช่น กราฟแท่ง กราฟวงกลม เป็นต้น Formula Bar

Formula Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Formular Bar ถ้าเปิดอยู่จะเห็นเป็นแถบดังภาพข้างบนนี้ ส่วนที่อยู่ซ้ายสุด คือ ชื่อของ cell และช่องถัดมา เป็นส่วนที่จะใส่ข้อมูลใน cell นี้ หรือใส่สูตรของ Excel ลงใน cell นี้ Status Bar

Status Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Status Bar ถ้าข้างหน้าของ Status Bar มีเครื่องหมายถูกอยู่ แสดงว่า Status Bar กำลังเปิดอยู่ Status Bar บอกสถานะของโปรแกรม คำว่า Ready ทางด้านซ้าย บอกว่า ขณะนี้โปรแกรมพร้อมรับคำสั่งจากท่าน ส่วนทางด้านขวามือจะมีข้อมูลหลายอย่าง เช่น แสดงสถานะของปุ่ม Num Lock ถ้าปุ่มเปิดอยู่ จะเห็นคำว่า NUM ปุ่มนี้ ถ้าไม่เปิด จะไม่สามารถใช้ปุ่มกลุ่มตัวเลขด้านขวามือบนแป้นพิมพ์ได้ แสดงสถานะของปุ่ม Caps Lock ถ้าปุ่มนี้ ถูกเปิดอยู่ จะเห็น CAPS ปรากฎ ปุ่มนี้ใช้สำหรับพิมพ์อักษรแถวบน บนแป้นพิมพ์

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสำหรับงานเกี่ยวกับการคำนวณตัวเลข การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดเก็บบันทึกข้อมูลของตาราง การสร้างกราฟ วิเคราะห์ข้อมูล ตลอดจนพัฒนาให้เป็นระบบงานที่มีขีดความสามารถสูง มีการวิเคราะห์ข้อมูลและพัฒนาระบบข้อมูล ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนการปรับเปลี่ยนความสามารถเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการได้เป็นอย่างดี หรือปฏิบัติงานเกี่ยวกับธุรกิจอื่นๆ ได้โดยใช้เวลาเพียงนิดเดียวเท่านั้น เมื่อเทียบกับเวลาที่คุณใช้เครื่องมือแค่ปากกากับกระดาษและ ในโปรแกรม Microsoft Excel นั้น คุณสามารถใช้ทั้งแผนภูมิและแผนผังลำดับงานเพื่ออธิบายแนวคิดที่สลับซับซ้อน สร้างแรงจูงใจให้กับนักศึกษา ทบทวนความคืบหน้าของงาน และหารือเรื่องที่ค้างคาอย่างมีชีวิตชีวามีฟังก์ชันสำหรับการคำนวณและเทคนนิคมากขึ้นซึ่งสามารถนำมาประยุกต์และวิเคราะห์กับการทำงานให้เกิดความสะดวก และรวดเร็ว โปรแกรมทางด้าน Spreadsheet มีทั้งบนระบบปฏิบัติการ DOS และ Windows สำหรับ Spreadsheet บนระบบปฏิบัติการ Windows ได้มีการเพิ่มการเชื่อมโยงข้อมูลแบบ OLE ( Object Link Embedding ) เครื่องมือ ( Tools ) ที่ช่วยการทำงานให้ง่ายยิ่งขึ้น Graphic ในการจัดรูปแบบของ Spreadsheet ที่หลากหลาย นอกจากนี้การใช้ Spreadsheet ขั้นสูงได้มีการประยุกต์ระบบงานที่มีความซับซ้อนเน้นการแนะนำเทคนิคเพื่อเป็นแนวทางในการใช้โปรแกรม Spreadsheet เช่น การเขียนมาโคร ( Macro ) เพื่อควบคุมการทำงาน การสร้างและกำหนด Toolbar ขึ้นมาใช้เอง

หน้าตาของ โปรแกรม Microsoft Excel 97/2000/XP/2003/2007 หน้าตาของ โปรแกรม Microsoft Excel ก็จะมี tool หรือเครื่องมือต่างๆที่ช่วยในการสนับสนุนการทำ ทำให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้งานได้ง่าย และสะดวกมากขึ้น กว่าไปใช้งานทางตรง คือ เปิดจากไฟล์ต่างๆ อย่างเช่น tool ที่ใช้คือ เมนูบาร์ ( menu bar ) , ไตเติลบาร์ ( title bar ) , แถบใส่สูตร ( formula bar ) , แถบเครื่องมือ ( tool bar ) , ตัวชี้ ( mouse pointer ) , ผู้ช่วยoffice ( office assistant ) , ชื่อที่อยู่ของเซลล์ ( cell adress ) , แท็บแผนงาน ( worksheet tab ) , แท็บสถานะ ( status bar ) , เซลล์ที่ใช้อยู่ ( active cell ) , ช่องแสดงตำแหน่งของเซลล์ ( name box ) , เมนูบาร์ ( memo bar ) ทั้งหมดนี้คือ tool ที่เป็นส่วนประกอบหนึ่งในหน้าต่างของ Excel มันจะทำให้คุณทำงานสำเร็จใน โปรแกรม Microsoft Excel ไปได้ด้วยดี ซึ่งโดยเฉพาะตัวผู้ช่วย office จะทำให้คุณมีไกด์ที่ดีได้เลย ทำให้คุณทราบทุกอย่างใน Excel แต่ก่อนที่จะเข้ามาถึงเห็นหน้าตาของส่วนประกอบ หรือ tool ต่างๆ ทั้งหลายนั้น ก็จะต้องผ่านการเรียกใช้งานโปรแกรม โปรแกรม Microsoft Excel เสียก่อน โดยจะผ่านทาง เมนู สตาร์ทบนทาร์สบาร์ และเลือก โปรแกรม Microsoft Excel จากนั้นถ้าคุณยังไม่มีข้อมูลที่ได้บันทึกไว้ คุณก็เลือก ไอคอน บนสมุดงานเปล่า แต่ถ้าคุณมีงานที่เคยได้บันทึกไว้แล้ว คุณก็เข้าไปที่ My document หรือโฟล์เดอร์ที่เคยได้ทำการบันทึกข้อมูลนั้นไว้ ไม่อย่างนั้นคุณก็อาจเข้าไปที่ โปรแกรม Microsoft Excel โดยตรง และอาจจะเห็นงานของคุณแสดงอยู่ในฐานข้อมูลของ Excel ก็ได้ เมื่อผ่านขั้นตอนพวกนี้แล้ว คุณก็จะเห็นหน้าตา ( ตาราง ) ของ โปรแกรม Microsoft Excel แล้วก็จะเห็น tool ต่างๆ ที่จะเข้ามาช่วยงานคุณให้ทำงานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี อ้างอิง:http://mfatix.com/home/node/104 ความสำคัญของ โปรแกรม Microsoft Excel XP/2003/2007 Excel Office ปัจจุบันนี้มี Software ที่สามารถช่วยเหลือมนุษย์ และแบ่งเบาภาระหน้าที่ของมนุษย์ ช่วยให้คนสามารถ คำนวณ คิดเลข ได้ออกมาเพียงแค่คลิกครั้งเดียว หรือไม่ก็มี code แค่ท่อนเดียวในตาราง Excel ก็สามารถคิดผลลัพธ์ออกมาให้เองได้ทั้งหมดแล้ว ดังเช่น Excel เมื่อพูดถึง Excel ลองมองภาพรวมมันกว้างเกินไป เพราะว่า Excel มีหลายรุ่น และแต่ละรุ่น ก็มีความสามารถในการทำงานที่แตกต่างกันออกไป มีการ up version มาหลายอย่าง แต่ที่นิยมในตอนนี้ก็คงจะเป็น Microsoft Excel XP เพราะว่าไม่เก่าเกินไป และไม่ใหม่เกินไป ซึ่งจากเดิมใช้ Excel 97 แต่ version ที่ใหม่ที่สุด เห็นจะเป็น Microsoft Excel 2007 ซึ่งยังได้รับความนิยมน้อยอยู่ ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ยังใหม่ จะว่าไปแล้ว Excel ก็มีความสำคัญทางด้านบัญชี ไม่มาก ก็น้อย ซึ่งในอนาคต นักบัญชีอาจจะไม่มีความสำคัญหรือไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจที่เจริญก้าวหน้า อย่างไม่หยุดยั้งบนเทคโนโลยีที่ทันสมัยขึ้น และ Software ที่มีประสิทธิภาพที่สามารถ คิด คำนวณได้ไวและแม่นยำกว่ามนุษย์ และความผิดพลาดที่เกิดขึ้นอาจจะเกือบจะเป็น 0 % เลยก็ว่าได้ เมื่อนักบัญชีได้มาอ่านบทความนี้ก็อาจจะค้านอยู่ในใจ หรือคิดว่า บทความนี้พูดแรงเกินไป ก็เพราะผมพูดถึง Excel ซึ่งต้องยอมรับว่า บางสาขา บางอาชีพ อาจไม่จำเป็นในอนาคต ซึ่งเพียงแต่มีความรู้ด้านระบบ หรือ Software ที่ท่านใช้ ก็สามารถนำระบบเหล่านี้ไปใช้ในธุรกิจของท่านได้ ไม่ว่าจะเล็กหรือจะใหญ่โตสักแค่ไหนก็ตาม ในทุกวันนี้คงเป็นที่ยอมรับกันเป็นอย่างดีแล้วว่า คอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของเราอย่างมากมาย และมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังนั้นในยุคนี้สำนักงานทั่วๆไปจึงมีเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้ใช้งานเป็นส่วนใหญ่ และมักจะติดตั้งโปรแกรมวินโดวส์ ซึ่งเป็นโปรแกรมปฏิบัติการแบบมัลติทาสกิ้ง คือ สามารถทำงานได้หลายๆงานพร้อมกันพร้อมกับโปรแกรม Microsoft Office 2000/XP/2003 ซึ่งพัฒนามาจาก Microsoft Office 97 เป็นโปรแกรมช่วยงานในสำนักงานที่มีความสามารถสูงขึ้น และExcel 2000 ก็เป็นหนึ่งในโปรแกรม Microsoft Office 2000/XP/2003 ที่สามารถแบ่งเบาภาระในเรื่องของการคำนวณ เมื่อคุณกำลังเสียเวลาและต้องการผู้ช่วย เพื่อช่วยในเรื่องการเขียนรายงานทางการเงิน วาดกราฟ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล หรือเมื่อคุณกดเครื่องคิดเลขจนรู้สึกเบื่อหน่ายแล้ว ผมเชื่อว่าโปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซล 2000 จะสามารถช่วยลดขั้นตอนเหล่านั้นได้อย่างแน่นอน การดำเนินธุรกิจทุกประเภทในปัจจุบันได้มีการนำระบบ Microsoft office เข้ามาใช้ในการจัดการด้านต่างๆ ทำให้ Microsoft office ได้ถูกพัฒนามาหลายเวอร์ชันตั้งแต่97,98,2000,xp,2003, 2007 แต่เวอร์ชัน 2000 นั้น ผู้ใช้งาน Microsoft office ค่อนข้างใช้กันอย่างแพร่หลาย อาจจะเป็นเพราะเวอร์ชันนี้ไม่เก่าและไม่ใหม่จนเกินไปใน Microsoft office 2000 ผมก็ขอแนะนำโปรแกรม Excel เพราะเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยสร้างข้อมูล บันทึก และนำแสดงข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขออกมาเป็นแผนภูมิและกราฟ ให้กับวงการธุรกิจ ซึ่งสามารถที่จะเปลี่ยนแปลงแก้ไขเงื่อนไขต่างๆ เพื่อดูผลลัพธ์ จะทำให้การทำความเข้าใจและใช้งานได้ง่ายขึ้น งานที่ออกมาก็ดูน่าสนใจ เช่น การแสดงยอดขายในแต่ละปี , การเปรียบเทียบยอดขาย , การคำนวณภาษี , งบทางการเงิน เป็นต้น ข้อมูลตัวเลขที่ได้มาจากกการคำนวณของ Excel 2000/XP/2003 ก็ถูกต้องสมบรูณ์มาก ถ้าเทียบกับโปรแกรมอื่นที่ใช้ในการคำนวณ และการนำมาใช้งานค่อนข้างง่ายสำหรับผู้ใช้ทั่วไปที่สามารถเรียนรู้ได้ไม่ยากนัก อ้างอิง:http://mfatix.com/home/node/102

Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรตชีท (speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ สูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมน์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษอังกฤษเร่ิมจาก A,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์(Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมในที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว(Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ โปรแกรมประเภทสเปรตชีตมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) วิสิแคล(VisiCalc) โลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) ออราคิล (Oracle) และไมโครซอฟท์เอ็กเซล(Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล